Переговорная забронирована, но пустует. Или наоборот — свободна по календарю, а внутри уже идёт встреча. Каждый офис сталкивается с этим хаосом, и календарные системы сами по себе не справляются.
Система управления офисом BOOCO вместе с модулями DSU40ER от компании «Разумный дом» закрывает этот разрыв. Умные датчики присутствия в помещениях отслеживают реальную занятость переговорных и передают данные в систему бронирования — автоматически, без участия людей.
BOOCO включён в реестр отечественного ПО Минцифры и работает on-premise — все данные остаются внутри контура компании.
Бронирование переговорных комнат — проблема, которую знает каждый офис
Утро в офисе. Вы спешите на важную встречу за 10 минут до её начала. Заглядываете в календарь — переговорка якобы свободна. Но когда вы туда приходите, там уже сидят люди с ноутбуками, никем не занесённые в систему.
Или наоборот: переговорная показана занятой, а на самом деле там давно никого нет. Знакомо?
Это называется информационный хаос. И чем больше компания, тем больше проблем он создаёт. Системы бронирования мест в офисе, которые работают только на «честном слове» сотрудников, неизбежно дают сбой.
Администратор офиса превращается в «секретаря отчаяния». Постоянные вопросы: «Какая переговорная свободна?», «Когда освободится 305-я?», «Кто забронировал зал на завтра?»
Стресс, потерянное время, неправильные решения. В компании на 500 человек сотрудники тратят десятки часов в неделю на уточнение информации о переговорных вместо работы.
Привычные системы бронирования рабочих мест не спасают. Они отображают не реальную картину, а только то, что кто-то вручную внёс в календарь.
Умный датчик присутствия и система бронирования переговорных — как это работает вместе
BOOCO решает проблему не просто через систему бронирования, а через интеграцию с календарными системами (MS Exchange, Яндекс 360, Google Workspace) и датчиками присутствия, управляемыми модулями DSU40ER от «Разумный дом».
Работа датчика присутствия выглядит так: сенсор, установленный в переговорной комнате, в режиме реального времени фиксирует, есть ли в помещении люди. Данные передаются на блок управления датчиками DSU40ER, оттуда сигнал уходит на сервер BOOCO, где система в соответствии с настроенными правилами:
- обновляет статус переговорной комнаты;
- отправляет уведомления организатору или администратору;
- меняет статус в календаре BOOCO;
- синхронизирует информацию с интегрированными календарями и панелями бронирования у входа в переговорную.
Если забронированное время истекло, но датчик присутствия человека в помещении фиксирует, что люди ещё на месте, система может предложить продлить бронирование — при наличии свободного слота в календаре.
Блок управления датчиками DSU40ER
DSU40ER — модуль, который связывает физические датчики с программной частью системы управления офисом. К нему подключаются:
- датчики присутствия (ИК-сенсоры высокой чувствительности);
- сенсоры движения;
- датчики освещённости, температуры, качества воздуха.
Модуль работает по протоколам MODBUS RTU/TCP и REST API, что позволяет интегрировать его практически с любой корпоративной IT-инфраструктурой.
Сенсор движения в переговорной — принцип работы
Разница между сенсором движения и датчиком присутствия принципиальна, и её важно понимать при выборе оборудования.
Сенсор движения реагирует на крупные перемещения — человек вошёл, прошёл мимо. Датчик присутствия человека в помещении работает тоньше: фиксирует даже мелкие движения — жесты рук, набор текста на клавиатуре, поворот головы. Именно поэтому для контроля занятости переговорных используются датчики присутствия, а не простые сенсоры движения.
Подключение датчика присутствия к системе занимает минимум времени: физический монтаж, проводное соединение с DSU40ER, настройка триггеров в веб-интерфейсе BOOCO.
Бронирование переговорных и рабочих мест через систему управления офисом
Забудьте о ситуациях, когда переговорная в календаре показана занятой, а внутри пусто. Датчики отслеживают реальную картину и передают её через BOOCO в календарные системы.
Сотрудник открывает карту офиса и видит точную информацию:
- какие переговорные свободны прямо сейчас;
- где проходит встреча;
- когда освободится каждая комната — исходя из реальных данных датчиков, а не записей в календаре.
BOOCO — не только система бронирования переговорных комнат. На карте офиса видны рабочие места, парковки, локеры. Система бронирования рабочих мест работает по тому же принципу: сотрудник выбирает место, бронирует в два клика, а датчики подтверждают присутствие.
Администратор тоже наконец выдыхает. Раньше он был «верховным арбитром» в спорах о переговорных — постоянные звонки: «Это точно свободна?», «А может, освободится раньше?», «Кто там сейчас сидит?»
Теперь система управления офисом отображает актуальную занятость с помощью датчиков и данных из календарей. Администратору не нужно помнить, кто где находится и когда освободится.
Стресс падает. Появляется время на то, что действительно важно — подготовку к встречам, работу с клиентами, решение нестандартных ситуаций.
Фантомные бронирования и умный датчик присутствия
«Фантомное бронирование» — знакомая история: сотрудник забронировал переговорную, но не пришёл. Комната стоит пустая, а другие не могут её занять.
С умным датчиком присутствия такое видно мгновенно. В BOOCO настраивается автоматическое правило:
ЕСЛИ в забронированной переговорной 10 минут никого нет (датчик присутствия в помещении не фиксирует людей),
ТО отменить бронирование в календаре и уведомить организатора.
Переговорные высвобождаются для реальных потребностей, а организаторы получают напоминание, что встреча не состоялась.
Сценарии автоматизации переговорных на основе сенсоров движения
Система управления офисом BOOCO позволяет настраивать сценарии на основе событий от датчиков и сенсоров движения.
Представьте: за 5 минут до забронированной встречи в переговорной сам собой включается проектор, опускается экран, кондиционер выходит на нужную температуру, свет настраивается на рабочую яркость. Участники заходят — и сразу начинают работать, без привычной суеты с пультами и кнопками.
А когда встреча закончилась? Люди вышли, датчик зафиксировал пустое помещение — и в клининговую службу автоматически ушла заявка на уборку. Никто не звонит, не пишет, не ждёт.
Ещё один сценарий — оповещения. Встреча началась, но организатор задерживается? BOOCO отправит ему уведомление в мессенджер или личный кабинет корпоративного портала.
Все перечисленные сценарии — это ежедневная рутина, которая просто исчезает. Офис перестаёт тратить энергию на борьбу с беспорядком и начинает тратить её на работу. Но данные от датчиков дают ещё кое-что, чего не было раньше — возможность принимать решения на основе фактов, а не ощущений.
Зачем системе управления офисом нужна аналитика
Данные от датчиков присутствия полезны не только «в моменте». Они формируют историю использования пространства, которую BOOCO превращает в наглядную аналитику.
Система анализирует:
- какие переговорные используются чаще всего — возможно, стоит добавить ещё одну такого формата;
- какие простаивают — эту площадь можно переоборудовать;
- пиковые часы загрузки — когда спрос на переговорные максимальный;
- среднее время встреч — для более точного планирования расписания;
- насколько реально используется забронированное время — если бронируют на час, а встреча длится 20 минут, можно скорректировать шаг бронирования.
Руководитель получает отчёты и видит, насколько эффективно компания использует офисное пространство. На их основе можно пересмотреть планировку, перераспределить переговорные, оптимизировать аренду. Может быть, третий этаж загружен только на 20% — и это повод для стратегического решения.
Бронирование переговорных с датчиками присутствия на практике
Один рабочий день с BOOCO выглядит совсем иначе, чем без него.
Утром сотрудник открывает карту офиса — в приложении BOOCO или прямо в Outlook, Яндекс 360, Google Календаре. Все переговорные на экране: зелёные — свободны, красные — заняты. Без звонков администратору, без прогулок по этажам. Два клика — комната забронирована. Когда он придёт, свет и кондиционер уже будут работать.
После встречи команда выходит. Дальше всё происходит без участия человека: датчик присутствия фиксирует пустое помещение, передаёт сигнал через DSU40ER в BOOCO, система обновляет статус в календаре, отправляет заявку на уборку и открывает переговорную для нового бронирования. На панели у входа статус обновляется мгновенно.
А руководитель в конце недели получает аналитику: какие переговорные перегружены, какие простаивают, где пиковые часы. На основе этих данных он решает, нужна ли ещё одна маленькая переговорная на втором этаже — или стоит переоборудовать пустующую комнату в зону для звонков.
Обычное бронирование переговорных и система управления офисом с датчиками — в чём разница
| Обычное бронирование | BOOCO с датчиками присутствия |
|---|---|
| Статус может быть неактуальным | Информация всегда живая, в реальном времени |
| Фантомные брони занимают комнаты | Неиспользуемые брони отменяются автоматически |
| Администратор должен всё проверять | Система проверяет сама, 24/7 |
| Нет аналитики о реальном использовании | Подробные отчёты об эффективности |
| Оборудование нужно включать вручную | Всё включается автоматически перед встречей |
| Клининг вызывают вручную | Заявка уходит автоматически |
| Встречи начинаются в спешке | Переговорная полностью подготовлена |
| Нет гарантий безопасности данных | On-premise — данные внутри компании |
| Зависимость от иностранного ПО | Российское ПО в реестре Минцифры |
С чего начать подключение датчиков присутствия и системы бронирования переговорных
Частые вопросы о системе управления офисом и датчиках присутствия
Что такое система управления офисом?
Система управления офисом — программно-аппаратный комплекс для автоматизации офисного пространства. Сюда входит бронирование переговорных комнат и рабочих мест, управление оборудованием (свет, климат, проекторы), мониторинг занятости помещений с помощью датчиков присутствия и аналитика использования пространства. BOOCO — пример такой системы, объединяющей все функции в едином интерфейсе.
Как работает умный датчик присутствия в переговорной комнате?
Датчик крепится на потолке или стене переговорной. Он работает на основе инфракрасного излучения — реагирует на тепло человеческого тела и микродвижения. Данные уходят на блок управления DSU40ER, оттуда — на сервер BOOCO. Вся цепочка срабатывает за секунды. Сотрудники не взаимодействуют с датчиком — он работает незаметно.
В чём разница между сенсором движения и датчиком присутствия?
Если коротко — в чувствительности. Сенсор движения сработает, когда человек входит в комнату. Но если он сел и тихо работает за ноутбуком — сенсор «решит», что в комнате пусто. Датчик присутствия в такой ситуации продолжит фиксировать человека. Для переговорных это критично: люди на встрече не ходят по комнате, они сидят.
Что умеет система бронирования переговорных комнат BOOCO?
Помимо бронирования переговорных и рабочих мест, BOOCO управляет оборудованием (свет, климат, проекторы), автоматически отменяет неиспользуемые брони, отправляет заявки на клининг и собирает аналитику по загруженности помещений. Бронировать можно через веб, мобильное приложение или панели у входа. Система интегрируется с MS Exchange, Яндекс 360, Google Workspace и Active Directory.
Можно ли использовать BOOCO как систему бронирования рабочих мест?
Да. BOOCO — это не только система бронирования переговорных, но и полноценная система бронирования мест в офисе. Сотрудники бронируют рабочие столы, парковки, локеры и зоны отдыха через карту офиса или календарь.
Как подключить датчик присутствия к BOOCO?
Процесс состоит из трёх шагов: физический монтаж датчика, подключение к модулю DSU40ER по проводному интерфейсу, настройка правил и триггеров в веб-интерфейсе BOOCO. DSU40ER связывается с сервером по MODBUS TCP или REST API через локальную сеть. Специального ПО на стороне клиента не требуется — всё настраивается в браузере.
Зачем нужен датчик присутствия человека в помещении в офисе?
Без датчика система бронирования «слепа» — она знает только то, что написано в календаре. С датчиком присутствия человека в помещении система видит реальную картину: кто действительно в переговорной, а где пусто. Это позволяет автоматически освобождать неиспользуемые комнаты, точно считать загруженность и управлять оборудованием по факту присутствия.
Что даёт внедрение системы управления офисом с датчиками присутствия
Датчики присутствия, управляемые модулями DSU40ER от «Разумный дом», в сочетании с BOOCO — это переход от ручного администрирования к интеллектуальному управлению пространством. Не реагирование на проблемы, а их предотвращение.
Результаты внедрения: сотрудники экономят десятки часов, администраторы сосредоточены на важном, руководство получает точные данные, а офис работает как единый синхронизированный организм.
BOOCO включён в реестр отечественного ПО Минцифры и работает on-premise — все данные остаются внутри компании. Система интегрируется с Active Directory, MS Exchange, Яндекс 360 и Google Workspace.
А главное — исчезает источник ежедневного офисного стресса. И люди могут сосредоточиться на том, что действительно важно — на своей работе.